российское акционерное общество энергетики и электрификации "еэс россии" департамент стратегии развития и научно-технической политики методические указания по организации и ведению фонда нормативных документов

РОССИЙСКОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЭНЕРГЕТИКИ
И ЭЛЕКТРИФИКАЦИИ "ЕЭС РОССИИ"
ДЕПАРТАМЕНТ СТРАТЕГИИ РАЗВИТИЯ И НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ
ФОНДА НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В МЕТРОЛОГИЧЕСКОЙ СЛУЖБЕ
ЭНЕРГОПРЕДПРИЯТИЯ
РД 153-34.0-01.603-00
УДК 621.311
Дата введения 2001-12-01
Разработано Открытым акционерным обществом "Предприятие по наладке, совершенствованию технологии и эксплуатации электростанций и сетей УралОРГРЭС"
Исполнители Т. Аминджанов, Л.Я. Поповская
Утверждено Департаментом стратегии развития и научно-технической политики РАО "ЕЭС России" 23.05.2000
Первый заместитель начальника А.П. БЕРСЕНЕВ
Взамен РД 34.01.603
Настоящие Методические указания устанавливают порядок:
— создания и ведения фонда нормативных документов (НД) в базовых организациях метрологических служб (БОМС) и метрологических службах (МС) энергопредприятий (далее — фонд МС);
— обеспечения работников МС достоверной информацией о НД;
— обеспечения работников МС документами фонда.
Фонд МС служит первоисточником при решении основных вопросов обеспечения единства и требуемой точности измерений. Актуализация фонда МС является необходимым условием соблюдения метрологических правил и норм.
Фонд МС создается на основании требований ПР 50.2.008-94 [1], РД 34.11.106-95 [5], РД-34.11.113-95 [6], РД 34.11.412-96 [7] и РД 34.11.502-95 [8].
Методические указания предназначены для руководящего персонала МС энергопредприятий, лиц, ответственных за ведение фонда МС, и персонала МС при выполнении основной деятельности.
С выходом настоящих Методических указаний утрачивает силу РД 34.01.603 "Методические указания по организации и ведению фонда нормативно-технических документов в метрологической службе энергоуправления: МУ 34-70-144-86" (М.: СПО Союзтехэнерго, 1987).
1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО СОЗДАНИЮ И ВЕДЕНИЮ ФОНДА МС
1.1 Организация работ по созданию и ведению фонда МС возлагается на руководителя МС.
1.2 Работы по ведению фонда МС возлагаются на ответственное лицо, специально назначенное из числа работников МС.
1.3 В обязанности работника, ответственного за ведение фонда МС, входит:
— комплектование и учет документов фонда;
— внесение изменений и дополнений в документы фонда;
— постоянная информация работников МС об изменениях в документах фонда;
— выдача персоналу МС рабочих экземпляров документов.
1.4 Руководитель МС и лицо, ответственное за ведение фонда МС, несут ответственность за его сохранность и актуализацию.
2 СОСТАВ И СТРУКТУРА ФОНДА МС
2.1 В состав фонда МС рекомендуется включать:
— межгосударственные стандарты (ГОСТ);
— государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
— отраслевые стандарты (ОСТ);
— межгосударственные правила (ПМГ);
— правила по метрологии (ПР 50, ПР 50.2);
— рекомендации по метрологии (МИ);
— руководящие документы РДМУ, РД 50;
— отраслевые руководящие документы (РД 34, РД 153): методические указания, инструкции;
— стандарты предприятия (СТП);
— распорядительные и справочно-информационные документы РАО "ЕЭС России", АО-энерго, энергопредприятия;
— указатели НД и дополнения к ним.
2.2 Фонд МС рекомендуется составлять из следующих структурных частей:
— контрольный фонд;
— рабочий фонд;
— фонд отмененных документов.
2.2.1 Контрольный фонд — совокупность действующих на данный момент документов (каждый в одном экземпляре) с внесенными в них изменениями.
Документы контрольного фонда в длительное пользование не выдаются.
На каждом документе контрольного фонда ставится штамп "Контрольный экземпляр" или делается соответствующая надпись.
2.2.2 Рабочий фонд — совокупность действующих на данный момент документов с внесенными в них изменениями, предназначенных для выдачи в пользование работникам МС.
На все экземпляры рабочего фонда документов ставится штамп "Экз. № ..." или делается соответствующая надпись.
Примечание — Для предъявления надзорным органам, при аккредитации (аттестации), для получения лицензий необходимо иметь документы, выпущенные соответствующими издательствами.
2.2.3 Фонд отмененных документов — совокупность отмененных или замененных документов, которые могут быть использованы в справочных целях.
Отмененные документы хранятся отдельно от действующих.
3 СОЗДАНИЕ И ВЕДЕНИЕ ФОНДА МС
3.1 Комплектование фонда МС
Фонд МС комплектуется по заявкам специалистов МС на основании указателей НД и дополнений к ним, перечень которых приведен в приложении А.
Перечень организаций, занимающихся распространением НД, приведен в приложении Б.
В приложении В приведены правила приобретения НД.
3.2 Ведение и учет фонда МС
3.2.1 Контрольный фонд группируется по видам документов в соответствии с пунктом 2.1 настоящих Методических указаний.
Документы каждого вида располагаются в последовательности возрастания их обозначений.
В приложении Г приведены обозначения, принятые в ОСТ 153-00.0-001-98 [2].
3.2.1.1 Сборники документов расставляются по первому номеру документа. Тематические сборники документов, изданные без указания на обложке номеров документов, расставляются в алфавитном порядке.
3.2.1.2 Расстановка документов должна обеспечивать оперативность их поиска.
3.2.1.3 Каждый документ контрольного фонда МС (в том числе входящий в сборник) подлежит индивидуальному регистрационному учету.
Учет данных о каждом документе ведется на каталожных карточках.
В каталожных карточках указываются:
— обозначение;
— наименование;
— срок действия;
— срок и периодичность проверки;
— сведения об изменениях, поправках;
— сведения об отмене документа (дата, источник);
— сведения о замене документа (дата, обозначение заменяющего документа, источник);
— год выпуска, издательство;
— для документов, выпущенных взамен ранее действующих, указывается обозначение замененного документа;
— для документов, входящих в сборник документов, указывается обозначение первого документа сборника.
Карточки каталожного учета должны быть классифицированы по категориям документов, а внутри категорий — в порядке возрастания номеров обозначений документов.
В связи с расширением сети персональных компьютеров и с большими возможностями ПЭВМ для учета документов вместо каталожных карточек может быть использована автоматизированная система учета документов, позволяющая оперативно получать более полные данные о документах фонда МС.
3.2.2 Документы рабочего фонда и фонда отмененных документов располагаются так же, как документы контрольного фонда, но каталожные карточки по документам этого фонда не составляются.
Рекомендуется на каталожных карточках отмечать общее количество документов, находящихся в контрольном и рабочем фондах.
Каталожные карточки отмененных документов хранятся вместе с карточками действующих.
3.3 Внесение изменений в НД
3.3.1 Внесение в действующие документы фонда МС изменений, дополнений, поправок, сведений о продлении или снятии ограничения срока действия, отмене или замене осуществляется на основании сведений, содержащихся в информационных указателях и получаемых от организаций, занимающихся изданием и распространением НД, предприятий-разработчиков и предприятий — калькодержателей документов.
3.3.2 Изменения вносятся во все экземпляры документов путем вклеивания в корешок первой страницы текста изменения. На обложке документа делается отметка о наличии изменения и его источнике.
Изменения, касающиеся обозначения документов, срока их действия, вносятся на обложку или первую страницу документа с указанием источника изменения.
3.3.3 Сведения об изменениях документа вносятся в соответствующие каталожные карточки.
3.3.4 На обложке аннулированного документа проставляется надпись "Отменен с ....", а замененного — "Заменен с ..." с указанием обозначения нового документа и источника изменения. Аналогичные данные указываются в каталожных карточках этих документов.
3.3.5 Отмененные документы подлежат изъятию из всех фондов и помещению в фонд отмененных документов в одном экземпляре.
3.3.6 Каталожные карточки отмененных документов не подлежат изъятию из картотеки.
3.4 Хранение НД
Документы хранятся в специальных коробках (папках) или в шкафах.
Для удобства поиска документов на коробках указываются обозначения НД (первого и последнего), в шкафах используются разделители с указанием на них категорий и обозначений документов.
Контрольные экземпляры НД могут храниться в отдельных коробках, на боковой стороне которых указывается "Контрольные экземпляры".
4 ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТНИКОВ МС НД И ИНФОРМАЦИЕЙ О НИХ
4.1 Не реже одного раза в квартал информация о поступлении в фонд МС новых НД или изменений к ним, официальных сведений об изменениях к документам, их отмене, замене и т.д. доводится:
— БОМС до сведения МС энергопредприятий;
— МС энергопредприятий до сведения структурных подразделений.
4.2 Выдача в постоянное или временное пользование НД из фонда МС должна регистрироваться в специальном журнале или в карточках абонентов фонда МС (аналогично библиотечному учету).
Приложение А
(справочное)
ПЕРЕЧЕНЬ УКАЗАТЕЛЕЙ НД

российское акционерное общество энергетики и электрификации 'еэс россии' департамент стратегии развития и научно-технической политики рекомендации по борьбе с пылением действующих и отработанных золошлакоотвалов тэс  »

РД и ТУ »